Betriebskosten

Für das Immobilienmanagement ist eine Vielzahl von Kennzahlen erforderlich, die dabei hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies gilt insbesondere für die Instandhaltungsplanung. Um hier ein möglichst umfassendes Bild der Situation zu erhalten, reichen Informationen zum baulichen Zustand und der Ausstattung der Objekte allerdings nicht aus. Es bedarf vielmehr auch einer kaufmännischen Einschätzung der Maßnahmen, etwa durch die Betrachtung des Cashflows. Dazu sind, unter anderem, die Betriebskosten erforderlich.

Betriebskosten ermitteln

Nach der gesetzlichen Definition in § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Sie sind also vom Eigentümer zu tragen und stellen eine Teilmenge der Bewirtschaftungskosten einer Immobilie dar.

Allerdings lassen sie sich in umlegbare und nicht umlegbare Betriebskosten unterteilen. Dementsprechend kann der Eigentümer einen Großteil dieser Kosten auf die Mieter umlegen. Hierzu zählen beispielsweise die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung, Heizung und zentralen Warmwasserversorgungsanlage, des Betriebs der Aufzüge sowie der Straßenreinigung und Müllbeseitigung. Aber auch die Kosten für Wartung und Inspektion sind Teil dieser umlegbaren Betriebskosten. Im Gegensatz dazu handelt es sich bei Verwaltungskosten sowie Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten nicht um Betriebskosten. Sie sind demnach auch nicht auf die Miete umlegbar.

Automatische Kostenzuordnung

Um dies im Rahmen der IT-gestützten Budgetplanung von Instandhaltungsmaßnahmen zu berücksichtigen, kann in der Software eine Kostenzuordnung eingerichtet werden. Diese unterteilen automatisch die Kosten der geplanten Maßnahmen nach definierten Kriterien, also beispielsweise in umlagefähig und nicht umlagefähig. Diese Funktionalität unterstützt außerdem die Investitionsrechnung.