Instandhaltungsprozess

Entscheiden für ein proaktives Immobilienmanagement ist die Optimierung der damit verbundenen Geschäftsprozesse. Denn klar verteilte Zuständigkeiten und reibungslose Abläufe stellen einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil dar. Möchte man seine Effizienz steigern, gilt es folglich, die Geschäftsprozesse zu optimieren. Aber wie kann ein durchgängiger und wiederkehrender Instandhaltungsprozess die erfolgreiche Bewirtschaftung von Immobilien konkret unterstützen?

Instandhaltung optimieren

Ohne einen verbindenden Prozess können die verschiedenen Aufgaben, Akteure und Abteilungen nicht abgestimmt arbeiten. Dies führt im besten Fall dazu, dass ein Unternehmen, ohne es zu bemerken, weniger Wertschöpfung erreicht, als eigentlich möglich wäre. Etwa, indem gewisse Aufgaben an verschiedenen Stellen doppelt erledigt werden. Im schlimmsten Fall kann es jedoch dazu kommen, dass für wichtige Maßnahmen kein Budget vorhanden ist. Oder größere Investitionen in ein Objekt erfolgen, das eigentlich zum Verkauf bestimmt ist.

Um dies zu verhindern, setzt man zunächst einen unternehmensspezifischen Gesamtprozess für das Instandhaltungsmanagement auf. Also für sämtliche planbaren Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Dann erfolgt die Konkretisierung der Arbeitsabläufe – von der Bauzustandserfassung und –bewertung über die Maßnahmen- und Budgetplanung bis hin zur Bauzustandsaktualisierung nach Umsetzung der baulichen Maßnahme. Dabei ist es wichtig, die Funktionen der jeweiligen Rollen und deren Verantwortlichkeiten festzulegen und alle anfallenden Tätigkeiten in eine sinnvolle chronologische Abfolge zu bringen. Von zentraler Bedeutung ist die Definition von Schnittstellen zwischen den unterschiedlichen Abteilungen, die den Informationsfluss sicherstellen. Darüber hinaus gilt es zu entscheiden, welche Werkzeuge zur Erfüllung der Aufgaben nötig sind. Kurz gefasst geht es um die Frage: Wer macht was, wann und womit?

IT-gestützter Instandhaltungsprozess

Bei der Frage nach den geeigneten Werkzeugen kommt das Thema Digitalisierung ins Spiel. AiBATROS® ist ein strategische Software zur Bestandsanalyse, die – ergänzend zu den üblichen ERP-Systemen – die einzelnen Teile zu einem durchgängigen Instandhaltungsmanagementprozess verbindet. Dabei liefert sie für alle Schritte objektive Informationen wie Gebäudegeometrien, Zustandsbewertungen und Kosten zu den geplanten Maßnahmenpaketen. Diese Daten bilden die Grundlage für so unterschiedliche Tätigkeiten wie die Portfoliosegmentierung, die Budgetplanung und das Treffen von Verkaufsentscheidungen. Mit Hilfe des Systems erfolgen diese verschiedenen Arbeitsschritte auf einer einheitlichen Informationsbasis. Die erhöht nicht nur die Ergebnisqualität, sondern verhindert zugleich redundante Datenhaltung. So entsteht eine zentrale Datenquelle für alle Unternehmensbereiche, die den direkten Austausch vereinfacht. Beispielsweise wenn es darum geht, zwischen dem Bau- und dem Asset Management die mit Fokus auf den Baubedarf vorgeschlagenen Maßnahmen mit den finanziellen Möglichkeiten und strategischen Zielen abzugleichen.

Vor allem sorgen klar definierte Prozesse jedoch dafür, dass der einzelne Beschäftigte nicht nur seinen eigenen Bereich, sondern auch das große Ganze im Blick behält. Auf diese Weise werden Schnittstellen von Hindernissen im Informationsfluss zu Informationsbrücken. Die dadurch verfügbaren Daten versachlichen wiederum die Diskussion und helfen Konflikte zu vermeiden. Insbesondere wenn es um Maßnahmenentscheidungen wie Bausubstanz-/Werterhalt versus Bauinvestition/Wertsteigerung geht. Bei denen also sowohl die Perspektive des Technikers als auch des Kaufmanns berücksichtigt werden sollte. Damit wird nicht nur der Abstimmungsprozess verkürzt. Es gelingt so außerdem, tatsächlich ganzheitliche und zukunftssichere Strategien für Bestandsimmobilien zu entwickeln.

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